Si alguna vez ha sido invitado a una boda, puede notar que hay cierto flujo en el evento. Las flores de la ceremonia llegan a las mesas de la recepción nupcial. Platos de comida aparecen en la mesa de los enamorados. Y justo cuando terminas tus canapés de la hora del cóctel, los recién casados y la fiesta de bodas hacen su entrada mágicamente.
Lo que no ves es la gimnasia mental de las negociaciones de contratos de proveedores de bodas. Las docenas de proveedores examinaron para ver si podían crear degustaciones del tamaño de un bocado de la comida de la primera cita de la pareja. Horas dedicadas a revisar la lista de tomas perfectas con el fotógrafo de bodas. Este evento fluido es un baile delicado coreografiado por un hábil planificador de bodas.
Las parejas recién comprometidas que buscan un planificador pueden esperar apoyo en todos los aspectos de su gran día, desde crear y mantener un presupuesto para la boda hasta administrar la lista de invitados y el plano de asientos. Para su propia boda, hemos desglosado todo lo que necesita saber sobre estos profesionales de la industria de bodas, incluida la importante diferencia entre un planificador y un coordinador.
Cómo un planificador de bodas apoya tu gran día
Contenido
Un planificador de bodas de servicio completo está con usted de principio a fin, incluso ahorrándole un poco de dinero en el camino. Ayudarán a planificar toda la boda, incluida la selección del tipo de celebración que desea, la búsqueda de un lugar para la ceremonia de la boda, el lugar ideal para la recepción y un millón de detalles más en los que aún no ha pensado.
Entonces, ¿qué hace exactamente un planificador de bodas? Aquí hay una lista básica de lo que normalmente puede esperar con un paquete de organizador de bodas de servicio completo.
Desarrolla el diseño de la boda.
Los planificadores de bodas trabajan con usted para dar forma a su gran día y luego darle vida. Piensa en un planificador de bodas como Miguel Ángel con una pieza de mármol en bruto: reducen los bordes y te dejan una obra maestra. Desde las paletas de colores hasta la estética general, pueden ayudarlo a tomar decisiones de decoración o asegurar un proveedor de diseño si no ofrecen estos servicios ellos mismos.
Busca proveedores de bodas, negocia propuestas y confirma contratos (y proporciona ahorros de costos)!)
Los organizadores de bodas son expertos que conocen todos los trucos en el negocio de la planificación de eventos, incluidos los mejores proveedores y los mejores lugares para bodas en su rango de precios. Es un error común pensar que los organizadores de bodas son costosos. De hecho, la mayoría de las veces un planificador de bodas se pagará a sí mismo con el tiempo ahorrado y las negociaciones del contrato con el proveedor. “Las parejas pasan, en promedio, de cinco a 10 horas a la semana durante 12 a 18 meses planeando sus bodas, eso es suficiente para sumar un trabajo de medio tiempo”, explica Cindy Savage de Aisle Less Traveled. “¡Contratar a un planificador de bodas, no solo a un coordinador, puede ahorrarles a las parejas mucho tiempo (y estrés)! La mayoría de esas horas se dedican a la investigación, investigación, recopilación de propuestas, programación y gestión logística necesarias para un gran evento, todo lo que un planificador de bodas de servicio completo hará por ellos”.
Ofrece soporte de alto nivel el día de la boda.
Mientras que algunos planificadores de bodas confían en los coordinadores para la gestión del día, muchos ofrecen un servicio híbrido en el que están presentes el día de su boda para todo, desde percances en la floristería hasta el cierre de la recepción. “Cuando planifico una boda, todo ese día es mi responsabilidad excepto el clima”, dice Melisa Imberman de The Event of A Lifetime. Comience preguntando a su planificador sobre el día de los servicios en la reunión inicial para determinar qué se incluye en su paquete. Incluso si están en el sitio para garantizar que su día transcurra sin problemas, muchos no suelen funcionar como un equipo de configuración, por lo que es posible que se necesite ayuda externa.
Brinda servicios parciales si ya tiene una visión
La mayoría de los planificadores de bodas ofrecen niveles de servicios que van desde la planificación parcial hasta la completa. Para las parejas que ya tienen una visión de su boda y un presupuesto organizado, la planificación parcial es una gran opción. Un planificador parcial puede hacer recomendaciones para los proveedores de bodas, refinar los detalles y el tiempo, comunicarse con el lugar de la boda, crear una lista de verificación del día y brindar apoyo adicional durante el proceso de planificación.
Administra otros detalles clave de su gran día, que incluyen:
- Coordina reuniones con proveedores, incluidos su florista, fotógrafo, alquileres, servicios de catering y más
- Trabaja con la pareja para determinar y ceñirse al presupuesto de la boda.
- Desarrolla una línea de tiempo detallada para el gran día, incluidos los horarios amigables para los miembros de la familia y otros invitados importantes que puede compartir en el sitio web de su boda.
- Ayuda con las invitaciones, incluida la etiqueta, la redacción y las confirmaciones de asistencia de la lista de invitados.
- Crea diagramas de asientos y planos de planta.
La diferencia entre un planificador de bodas y un coordinador de bodas
Es importante tener en cuenta que un coordinador y un planificador no son lo mismo. Mientras que un planificador trabaja para dar forma a su visión y guiarlo a través del proceso de planificación, un coordinador pone en práctica un plan en el gran día y lleva su arduo trabajo a la línea de meta.
“Un planificador de bodas comienza a trabajar con usted tan pronto como se registra (generalmente uno o dos años antes de la fecha de su boda) y trabaja con usted durante todo el proceso”, explica Amy Lynn Parmar de Poppy + Lynn. “Un coordinador de bodas llega el mes de su boda después de que ya haya planeado todo y ata todos los cabos sueltos con los proveedores, crea su cronograma y dirige el espectáculo el día de la boda”.
Aquí hay algunas áreas donde los coordinadores de bodas pueden ofrecer apoyo:
- Supervisión de detalles del evento
- Asumir las comunicaciones con los proveedores antes de la boda.
- Asegurarse de que la pareja se mantenga dentro o por debajo del presupuesto
- Gestionar la boda y solucionar cualquier problema que pueda surgir
- Distribuir consejos a los proveedores al final del evento.
- Golpear la recepción (si el lugar no proporciona esto)
Cosas a tener en cuenta
Con tantos servicios ofrecidos por diferentes profesionales de la industria, sentirse abrumado es casi un hecho. Estamos aclarando algunas preguntas frecuentes sobre lo que un planificador de bodas puede hacer por usted y cómo puede tener el gran día de sus sueños.
¿Necesito un planificador de bodas o un coordinador, o ambos?
Primero, háganse algunas preguntas. ¿Se va a casar localmente o está planeando una boda de destino? ¿Cuántos invitados asisten? ¿Está cerca de un día festivo cuando los lugares pueden ser escasos? Si está planeando una fuga con un ambiente informal, un coordinador puede ser suficiente para ayudarlo a guiarlo a través del proceso de planificación de su boda. Si tiene como objetivo un evento con una lista de invitados más grande o necesidades más complejas, contratar tanto a un planificador como a un coordinador podría ser su mejor opción.
¿Necesito ayuda con la coordinación del día además de un planificador?
¡Sí, sí, mil veces sí! “Un planificador de bodas… ayudará a establecer algunas piezas básicas de decoración, pero por lo general no es un equipo de montaje”, explica Parmar. “Es decir, necesitará contratar ayuda externa para instalar todas sus sillas, mesas, etcétera”. Sin una persona de contacto para dirigir el espectáculo el día de su boda, esa responsabilidad inevitablemente recaerá en usted. Otro ejemplo es dar propina a los vendedores, lo que generalmente ocurre al final de la noche a través de una pila de sobres blancos llenos de efectivo. Después de posiblemente la mejor fiesta de tu vida, lo último en lo que quieres pensar es en terminar las finanzas de tu boda. Spoiler: es un asesino de vibraciones y ningún recién casado necesita esa energía. El día de la coordinación es imprescindible.
¿Mi lugar proporcionará un planificador de bodas?
Muchos lugares ofrecen servicios de coordinador de bodas, que generalmente consisten en una reunión inicial para compartir planes, más comunicación el mes del evento y el día de los servicios. Si bien no ofrecen planificación de servicio completo, ¡aproveche al máximo su asistencia el día de la boda! Los coordinadores del lugar pueden brindar apoyo con la instalación, el catering, los alquileres y la limpieza en relación con el lugar. Trabajarán con su planificador y coordinador de bodas para asegurarse de que su día sea absolutamente perfecto para que pueda disfrutar cada segundo. ¿Tus hombros simplemente cayeron y tu mandíbula se aflojó? No se preocupe, eso es solo el estrés que abandona su cuerpo.