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7 consejos para organizar un evento en vivo exitoso

En esta era de conexiones en línea, los eventos en vivo siguen siendo una parte esencial de la creación de marca y la creación de empresas. Organizar un evento en vivo ofrece a su marca y empresa la oportunidad de destacarse de sus competidores. De esa manera, puede tener un efecto de construcción de marca más profundo y significativo para sus consumidores, más efectivo que los esfuerzos indirectos de marketing centrados en los medios.

Sin embargo, con tantos eventos innovadores que suceden en todo el mundo, las empresas y los profesionales de eventos deben intensificar sus esfuerzos para garantizar que el evento que organizan sea atractivo para el público objetivo y logre sus objetivos.

El sector de eventos en vivo está creciendo tanto que la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. Predice que el sector de eventos crecerá un 44% entre 2010 y 2020, superando la mayoría de las previsiones de crecimiento para otros sectores. Aun así, todavía hay mucho en juego en la organización de un evento en vivo. Son muy caros de colocar y requieren una gran cantidad de planificación, incluso si solo duran un fin de semana.

Estas son las mejores prácticas para probar un evento en vivo exitoso.

Audio

El audio es el componente número uno cuando se trata de organizar un evento en vivo exitoso. Independientemente del tamaño o tipo de evento, las principales empresas de eventos saben que siempre debe esforzarse por obtener un audio excelente; de lo contrario, perderá el interés y la atención de su audiencia.

La mayoría de las veces, los micrófonos serán parte de la configuración; por lo tanto, planifique probarlos todos con anticipación para que sus ingenieros de audio tengan tiempo de resolver cualquier problema que pueda surgir, prestando especial atención a la interferencia de frecuencia inalámbrica.

Además, tenga la costumbre de usar baterías nuevas para micrófonos inalámbricos para cada evento. Si está utilizando una transmisión de audio de transmisión web, asegúrese de que sea limpia y audible.

Si su evento incluye presentadores remotos, programe una ejecución de prueba con cada uno, ya que la mayoría no usará una configuración de alta tecnología y en su lugar usará un micrófono básico o incluso una conexión telefónica.

Vídeo

En los últimos años, el video en vivo ha demostrado ser la forma dominante de marketing y, cuando se usa correctamente en los eventos, aumenta la participación del público. El video en vivo en los eventos ofrece a las marcas y empresas la oportunidad de aprovechar esta atractiva herramienta, que los une a usted y a sus clientes.

Al igual que con un video TED Talk, planifique tener múltiples ángulos de cámara para crear una experiencia cinematográfica. Capturar momentos crudos y diferentes perspectivas ayuda a todos a sentirse más cerca de la acción.

El poder del video se ve reforzado por el hecho de que puede transmitir sus eventos a audiencias de todo el mundo, aumentando la audiencia en vivo y promoviendo los resultados del evento que se celebra. Filmar cualquier orador, panel o artista puede convertirse en contenido (como seminarios web) para promocionar su próximo evento.

Visuales

Además del poder del audio, lo visual agrega un componente adicional a la historia que estás contando. El nivel y la complejidad de las imágenes varían según la estética de su marca y la naturaleza del evento; sin embargo, en todos los casos, se debe usar alguna forma de visual.

Los fondos de movimiento son una forma fantástica de agregar una dimensión adicional, ya que el movimiento sutil mejora ligeramente todo lo que sucede en el escenario. Para una experiencia visual más extrema, alquilar iluminación LED es el camino a seguir.

Otra idea es incorporar la marca o el logotipo de su empresa en la apariencia del evento. En resumen, desea que el espacio que ocupa su evento se convierta en un entorno inmersivo.

Tarifas de procesamiento

Al vender entradas para su evento, puede encontrar el procesamiento de entradas o las tarifas de tarjeta de crédito. Dependiendo de la compañía, pueden variar de 2.5 a 3.5% y pueden tener una tarifa fija por boleto adicional.

Asegúrese de crear estos cargos adicionales en el precio, en lugar de agregarlos al final. Psicológicamente, los clientes prefieren ver un precio ligeramente más alto que tener una carga de tarifas adicionales agregadas al final.

Sitio

Seleccionar un lugar y un lugar para su evento es un problema que puede requerir mucha lluvia de ideas. Primero, tenga en cuenta el nicho en el que se ajusta su evento y las características (si las hay) que su lugar debería tener para ese nicho.

Después de seleccionar una ubicación, no solo concéntrese en los aspectos positivos, sino que también considere sus limitaciones. Pregunte sobre las capacidades de energía, si ciertas cosas activan alarmas de humo, capacidad de peso máximo, etc. – Examine todas las pequeñas cosas que pueden convertirse en grandes problemas.

En los días y semanas previos al evento, verifique que los miembros del equipo principal conozcan la ubicación. Cuando todos corren, tratando de poner todo en su lugar, conocer las rutas más rápidas de A a B será una bendición.

Donde sea que decida organizar su evento, verifique si hay muchas estaciones de carga. ¡Quiere que todos twitteen su evento #hashtag todo el día!

Técnico

Cuando se trata con proveedores de productos y servicios, el consejo más importante es contratar la actitud correcta. Desea asegurarse de que las personas con las que trabaja sean la crema de la crema en la industria.

Organizar y organizar estos eventos puede ser un poco confuso e intensamente estresante, lo que solo puede ser peor si las personas a cargo de su audio, iluminación, escenario y aparejo no escuchan y no recuerdan qué hacer. Una actitud buena, enérgica y motivada es muy útil.

¡No olvides premiar a tu tripulación con buena comida! Es sorprendente cuánto más motivadas pueden estar las personas cuando la recompensa por el trabajo duro es un sabroso refrigerio o comida.

comentarios

Al finalizar su evento en vivo, solicite a los participantes que den su opinión después de la conferencia. Esta es la clave para garantizar que el próximo evento se desarrolle sin problemas y sea más impresionante que el anterior. Si no pregunta, puede que nunca sepa que las sillas eran incómodas, que muchos paneles se superponían o que la cafetera nunca estaba llena.

Consejo profesional: Dado que probablemente necesitará dormir durante tres días después de que termine el evento, prepare sus correos electrónicos y encuestas posteriores al evento incluso antes de que comience el evento. Asegúrese de que todos los enlaces funcionen y deje espacio para las fotos que puede agregar al evento antes de hacer clic en enviar.

Al organizar un evento en vivo exitoso y atractivo, los clientes potenciales pueden comenzar a desarrollar una relación con usted, aumentando las posibilidades de que le compren en el futuro.

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